Email professionnel en anglais : Guide pour l’écrire parfaitement

Email professionnel en anglais : Guide pour l’écrire parfaitement

L’email est un outil de communication indispensable dans le monde professionnel, surtout lorsqu’il s’agit d’échanger avec des interlocuteurs anglophones.

Posséder les compétences pour rédiger un email professionnel en anglais est crucial pour établir des relations de confiance, communiquer des informations de manière claire et éviter les malentendus.

Ce guide te dévoile comment écrire un email professionnel en anglais avec efficacité.

Tu découvriras les règles essentielles, les formules de politesse adéquates, et le vocabulaire spécifique à utiliser, que ce soit pour postuler à un emploi, demander des informations, relancer, réclamer, ou dans toute autre situation professionnelle.

Tu apprendras à structurer ton email de manière professionnelle, à rédiger un contenu précis et à maîtriser l’étiquette email en anglais.

Ce faisant, tu seras capable de rédiger des emails professionnels en anglais qui sont non seulement efficaces et convaincants, mais également respectueux des normes culturelles.

Structurer son email de manière professionnelle

Pour garantir la clarté, la cohérence, et la courtoisie d’un email professionnel en anglais, il est crucial d’adopter une structure adéquate.

Celle-ci s’articule autour de trois composantes majeures : l’objet, la salutation et la conclusion de l’email.

Examinons la manière de les formuler de façon appropriée.

L’importance de l’objet de l’email

L’objet est le premier élément que ton destinataire verra.

Il se doit d’être concis, clair et captivant.

Il doit révéler le but de ton email ainsi que le contexte de ta démarche.

Pour une candidature, opte pour “Application for the position of …“.

Pour une demande d’information, préféres “Request for information on …“.

Pour relancer, “Second request for …” est approprié.

Il est recommandé d’éviter les objets vagues, longs ou trop informels.

Choisir la salutation adaptée

La salutation détermine comment tu t’adresses au destinataire.

Elle doit exprimer la politesse et respecter le niveau de formalité exigé.

Si le nom du destinataire t’est connu, “Dear Mr./Ms./Dr. + nom” est idéal.

En cas d’incertitude sur l’identité, utilise “To whom it may concern” ou “Dear Sir/Madam“.

Pour un collègue ou un client avec lequel tu entretiens une relation plus décontractée, “Hello/Hi/Hey + prénom” conviendra.

Les salutations informelles telles que “Hi there” ou “What’s up” sont à éviter.

L’art de bien commencer et conclure un email

La phrase d’introduction de ton email doit présenter le sujet de ton message et créer un lien avec ton destinataire.

Des formules telles que “I hope this email finds you well” ou “Thank you for your email” expriment ton intérêt et ta gratitude.

Mentionne la raison de ton message avec “I am writing to you regarding …” ou “I am contacting you in connection with …“.

La phrase de conclusion doit récapituler ta demande ou proposition et préciser les actions à suivre.

“I look forward to hearing from you” ou “Please let me know if you have any questions” encouragent une réponse ou une action de la part du destinataire.

N’oublie pas de remercier celui-ci avec “Thank you for your time” ou “Thank you for your cooperation”.

Illustration d'une femme rédigeant un email de candidature à un emploi, concentrée devant son ordinateur dans un environnement calme et moderne.!

Rédiger le corps de l’email avec précision

Le cœur de ton message électronique est crucial.

C’est dans cette partie que tu développes ton argumentation, formule ta demande ou propose tes idées.

La clarté, la pertinence et la force de persuasion sont essentielles ici.

Découvre mes astuces pour composer efficacement le corps de ton email professionnel en anglais.

Exprimer clairement son objectif

Le premier paragraphe doit définir sans ambiguïté l’objectif de ton email.

Qu’espères-tu obtenir de ton destinataire ?

Pour quelle raison les contactes-tu ?

Quel est l’intérêt de ton message pour eux ?

Articule tes réponses autour de verbes d’action et de termes clés.

Par exemple, pour une postulation, utilise des formules telles que “I am applying for the position of …” ou si c’est une recherche d’informations, opte pour “I would like to know more about …“.

Pour une relance, “I am following up on …” ou “I am writing to remind you of …” sont appropriés.

Incorporer des pièces jointes de manière professionnelle

Si ton email inclut des pièces jointes, il est important de les mentionner clairement dans le texte et de fournir une brève description.

Précise leur format, leur taille, ainsi que le nom des documents.

Par exemple, mentionne “Please find attached my resume and cover letter in PDF format (2 MB)” ou “Attached is a report on the project progress in Word format (5 MB)“.

Assure-toi que ces documents sont accessibles et sécurisés, sans excéder trois pièces jointes par message, et évite les fichiers trop volumineux ou sensibles.

Les mots-clés et expressions à privilégier

Pour un email professionnel en anglais, privilégies un vocabulaire adéquat et des expressions usuelles tout en évitant le jargon et le langage trop technique.

Voici quelques expressions et mots-clés à incorporer dans ton message :

  • As requested, … : comme demandé, …
  • According to …, … : selon …, …
  • As a result, … : en conséquence, …
  • Therefore, … : donc, …
  • However, … : cependant, …
  • In addition, … : de plus, …
  • For instance, … : par exemple, …
  • Could you please …, … : pourriez-vous s’il vous plaît, …
  • I would appreciate if you could …, … : je vous serais reconnaissant si vous pouviez, …
  • I regret to inform you that …, … : je regrette de vous informer que, …

Les finesses de l’étiquette par email en anglais

Rédiger un email professionnel en anglais dépasse la simple structure et le contenu.

Il est essentiel d’observer certaines normes de politesse et de courtoisie, d’éviter les erreurs courantes et les faux-amis, tout en sachant réagir adéquatement aux réponses et assurer un suivi efficace.

Voici des astuces pour naviguer avec aisance dans l’univers de l’étiquette par email en anglais.

La politesse et les formules de courtoisie nécessaires

La politesse est cruciale dans un email professionnel en anglais.

Pour formuler une demande, privilégie le conditionnel (“could”, “would“) en ajoutant “please” ou “kindly“.

Lorsque tu donnes des instructions, utilise des tournures impersonnelles telles que “please note“, “please be advised“, ou “please ensure”.

Pour s’excuser, recoure à des expressions comme “I apologize“, “I am sorry“, ou “I regret“.

Pour exprimer de la gratitude, “thank you“, “I appreciate“, ou “I am grateful” seront tes meilleurs alliés.

Les pièges à éviter et faux-amis à connaître

Attention également aux pièges et faux-amis dans un email professionnel en anglais.

Ne confonds pas “actually” (qui signifie “en fait”) avec “actuellement” (“currently“), “eventually” (“finalement”) et “éventuellement” (“possibly“), ou “sensible” (“raisonnable”) et “sensitive” (“sensible”).

Évite les termes trop directs ou familiers comme “ASAP” (as soon as possible), “BTW” (by the way), ou “FYI” (for your information), ainsi que les abréviations, émoticônes, et l’usage excessif de majuscules, perçus comme impolis ou agressifs.

Comment réagir face aux réponses et suivre correctement

Finalement, il est crucial de savoir réagir aux réponses et de réaliser un suivi adéquat dans un email professionnel en anglais.

Réponds toujours dans un délai raisonnable et confirme la réception d’un email par un simple “thank you” ou “I received your email“.

N’hésite pas à relancer si nécessaire, en utilisant des formules comme “I am writing to follow up on” ou “I am wondering if you have any update on“. Concluez la conversation de manière professionnelle avec “I hope this answers your questions” ou “Please let me know if you need anything else“.

Conclusion

À ce stade, tu possèdes toutes les compétences nécessaires pour rédiger un email professionnel impeccable en anglais.

Tu comprends comment structurer ton message, formuler le contenu de manière précise et adopter un ton poli et courtois.

Ces outils te permettent de communiquer de manière efficace avec des interlocuteurs anglophones, dans toutes sortes de situations et pour atteindre divers objectifs.

Cependant, la maîtrise de l’email professionnel en anglais ne repose pas uniquement sur la théorie.

La pratique régulière et l’exposition à des situations authentiques sont essentielles.

Pour cette raison, je t’encourage à consulter mes exemples d’emails professionnels en anglais. Ils serviront de source d’inspiration et de perfectionnement. Tu as également la possibilité de me contacter pour un soutien personnalisé, afin d’apprendre l’anglais professionnel auprès d’un expert qualifié. 

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