ÉCRIRE UN EMAIL PROFESSIONNEL PARFAIT EN ANGLAIS, EN 5 ÉTAPES
Pour la plupart d’entre nous, le courriel est la forme la plus courante de communication professionnelle, il est donc important de bien faire les choses. Bien que les emails ne soient généralement pas aussi formels que les lettres, ils doivent tout de même être professionnels pour présenter une bonne image de toi et de ton entreprise.
Les 5 étapes à suivre pour composer un email professionnel parfait
Remercie le destinataire
Commence toujours ton email avec une salutation, comme “Dear James”. Si ta relation avec le lecteur est formelle, utilise son nom de famille (par exemple : “Dear Mr. Jackson). Si la relation est plus décontractée, tu peux simplement dire “Hi James”. Si tu ne connais pas le nom de la personne à qui tu écris, utilise : “To whom it may concern” ou “Dear Sir/Madam”.
Commence par une salutation
Si tu réponds à la demande d’un client, tu devrais commencer par une phrase de remerciement. Par exemple, si quelqu’un a une question sur ton entreprise, tu peux dire “Thank you for contacting XYZ Company”. Si quelqu’un a répondu à l’un de tes courriels, n’oublie pas de dire “Merci pour ta réponse rapide” ou “Thank you for your prompt reply” ou “Thanks for getting back to me”. Remercier le lecteur le met à l’aise, et cela te fera paraître plus poli.
Précise la raison de ton courriel
Si tu commences la communication par email, il est peut-être impossible d’inclure une ligne de remerciements. Commence plutôt par énoncer ton objectif. Par exemple,“I am writing to enquire about …” ou “I am writing in reference to …”.
Précise ton objectif dès le début de l’e-mail, puis passe au texte principal de ton e-mail. N’oublie pas que les gens veulent lire les emails rapidement, alors garde tes phrases courtes et claires. Tu devras aussi faire attention à la grammaire, à l’orthographe et à la ponctuation afin de présenter une image professionnelle de toi et de ton entreprise.
Remercie à nouveau ton destinataire
Avant de terminer ton email, il est poli de remercier ton lecteur une dernière fois et d’ajouter quelques remarques de clôture polies. Tu pourrais commencer par “Thank you for your patience and cooperation” ou “Thank you for your consideration” et poursuivre avec, “If you have any questions or concerns, don’t hesitate to let me know” et “I look forward to hearing from you”.
Termine par une conclusion
La dernière étape consiste à inclure une conclusion appropriée avec ton nom. “Best regards”, “Sincerely”, et “Thank you” sont tous professionnels. Évite les fermetures telles que “Best wishes” or “Cheers”, sauf si tu es un bon ami du destinataire. Enfin, avant d’appuyer sur le bouton d’envoi, révise et vérifie l’orthographe de ton courriel une dernière fois pour t’assurer qu’il est vraiment parfait !
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